“El seguimiento es donde se pierden clientes”
Las cotizaciones quedan en carpetas o conversaciones, pero no existe una lista viva que diga cuál está abierta, quién responde y qué sigue.
LO QUE NOS DIJERON
“Si Hugo falta, ¿dónde está el respaldo?”
El contexto comercial vive en su WhatsApp, su agenda, su memoria y archivos que nadie más puede reconstruir con rapidez.
“Queremos que Edna pueda apoyar más”
Idearte quiere trasladar cotización, digitación y seguimiento de forma progresiva, con herramientas que den seguridad y con revisión de Hugo al comienzo.
Idearte no necesita empezar comprando un sistema grande. Necesita que cotizar, registrar y hacer seguimiento formen parte del mismo recorrido.
EL RECORRIDO COMERCIAL HOY
Hasta cotización
Demanda
Web · WhatsApp · Hunter Douglas · referidos · sala · recompra
Primer contacto en WhatsApp
Hugo concentra el contexto
Perfilamiento humano
“¿Es cliente Idearte?”
Cotización
remota · visita con abono · visita a sala
Cierre · Standby · Pérdida · Silencio
Acá se corta el hilo
Después de cotización
Confirmación del cliente
Tramitación del pedido
Entrega del pedido y coordinación de instalación
Instalación
Acá se corta el hilo
Postventa · Recompra
Proceso estándar del sector, no verificado punto por punto con Idearte en Discovery.
Hasta cotización
Demanda
Web · WhatsApp · Hunter Douglas · referidos · sala · recompra
Primer contacto en WhatsApp
Hugo concentra el contexto
Perfilamiento humano
“¿Es cliente Idearte?”
Cotización
remota · visita con abono · visita a sala
Cierre · Standby · Pérdida · Silencio
Acá se corta el hilo
Después de cotización
Confirmación del cliente
Tramitación del pedido
Entrega del pedido y coordinación de instalación
Instalación
Acá se corta el hilo
Postventa · Recompra
Proceso estándar del sector, no verificado punto por punto con Idearte en Discovery.
El hilo se corta dos veces después de cotizar y después de instalar.
6 pasos, 2 cortes, y en ambos, retomar depende de que alguien se acuerde o que el cliente vuelva a preguntar.
Cuánto cuesta
Lo que no se mide, estimado con sus números
Hoy Idearte no puede responder esto, porque no hay dónde mirarlo. Pero se puede estimar en un minuto. Pongan sus números.
Estos dos datos alimentan los dos cálculos
El valor típico de un proyecto que se cierra. Si el rango es amplio, pongan el del proyecto más común, no el más grande.
Las de un mes normal. Si no hay un número exacto, es la estimación de ustedes — y que no exista el dato es parte de lo que muestra esta pantalla.
Bloque 1 de 2
La cotización que se enfría
Ni ganadas ni perdidas: en silencio.
Este es un supuesto de escenario para ilustrar el impacto, no un dato de Idearte — se puede ajustar en vivo.
Cotizaciones recuperables al mes
—
cotizaciones sin respuesta ÷ 4 (1 de cada 4)
Plata al año
—
recuperables × valor promedio × 12
Bloque 2 de 2
El cliente que ya compró y no vuelve
Proyectos terminados en un mes normal. Hoy este número no está en ninguna lista: es su estimación.
Este es un supuesto de escenario para ilustrar el impacto, no un dato de Idearte — se puede ajustar en vivo.
Clientes de recompra al año
—
clientes/mes × 12 ÷ 4 (1 de cada 4)
Facturación adicional en 2 años
—
clientes de recompra al año × 2 × valor promedio de una venta
Este número no depende de conseguir un cliente nuevo. Depende de saber a quién llamar. Hoy esa lista no existe en ningún lado.
Las dos cifras salen de la misma causa: después de cotizar no queda rastro. Por eso lo primero no es una herramienta nueva — es que cotizar deje registro.
Estos números los ponen ustedes. Vectoria no los midió — hoy no existen. La estimación cruza sus valores con los supuestos de escenario de cada bloque.
Por qué pasa
La causa detrás de los tres problemas
Causa
La información existe, pero está repartida y depende de Hugo
Consecuencia
Edna no ve toda la historiaEl seguimiento se hace a ojoLas cotizaciones no tienen estadoNadie sabe a qué cliente volver
Efecto
Idearte no puede delegar con confianza ni responder en 30 segundos qué está abierto, qué sigue y qué se ganó o perdió
No falta información — falta que no dependa de una sola persona. Hoy esa persona es Hugo, y es el mismo que debería estar vendiendo.
LO QUE PROPONEMOS
Cotizador de apoyo con IA
Resultado
Cotizar más rápido, permitir que Edna asuma casos de forma progresiva y, sobre todo, que cada cotización deje registro.
Condición de éxito
Tarifas vigentes, reglas escritas, ejemplos reales y validación humana.
Seguimiento con estado y próxima acción
Resultado
Que ninguna cotización valiosa se enfríe por falta de visibilidad, y que el cliente instalado deje de desaparecer.
Condición de éxito
Registro mínimo, responsable, criterio de prioridad y cadencia acordada.
Sistema de contenido y marca
Resultado
Comunicar la propuesta de valor con evidencia propia, y liberar la capacidad de Edna: si producir contenido deja de consumirle el día, esas horas pasan a apoyar a Hugo.
Condición de éxito
Accesos, evidencia de instalaciones, consentimiento y una cadencia sostenible.
Cómo se conectan las tres
La prioridad 3 no es solo marca: es la que devuelve horas. Sistematizar el contenido de Edna hace que marketing deje de ser un trabajo artesanal diario, y esas horas son las que le permiten asumir la prioridad 2. Y la prioridad 2 solo es sostenible si el registro nace solo, que es la prioridad 1. Las tres son una sola cadena, y Edna es la bisagra.
CÓMO SE VE FUNCIONANDO
El recorrido nuevo, paso a paso
Hoy
- Solicitud
- WhatsApp de Hugo
- Lista / criterio
- Cotización
- Carpeta por año
- si alguien recuerda
- Seguimiento a ojo
Con el cotizador
- Solicitud
- Cotizador asistido (tarifas + reglas + ejemplos)
- Hugo o Edna validan
- Cotización final
- Registro creado
- Estado + responsable + próxima acción
El registro no será otra tarea. Será lo que queda después de cotizar.
Lo que no incluye esta etapa: el agente de WhatsApp y un CRM formal de mercado. Se conversaron, no están cotizados. Las piezas de arriba sí caben en los 90 días pactados.
Días 1–30
Cotizador asistido sobre tarifas de Hunter Douglas
Cotizar más rápido y con menos doble trabajo.
Días 1–30
Registro que nace de la cotización
Que cotizar deje rastro sin digitar dos veces.
Días 31–60
Seguimiento con estado y próxima acción
Que ninguna cotización se enfríe en silencio.
Días 31–60
Vista diaria de Edna y lista de prioridades de Hugo
Que cada quien sepa qué sigue sin preguntarle al otro.
Días 61–90
Protocolo de evidencia de instalación
Que el estado de la instalación llegue solo, con fotos y consentimiento.
La IA prepara, ordena y recuerda. Hugo y Edna deciden.
CLIENTEorigen · tipo · contacto
OPORTUNIDADetapa · dueño · próxima acción
COTIZACIÓNversión · valor · margen
INSTALACIÓNfecha · estado · evidencia
POSTVENTAgarantía · recompra
Se lee de arriba abajo. Cada cosa que pasa deja lo siguiente listo, sin volver a escribir nada. Y la garantía, meses después, puede volver a abrir una oportunidad de recompra — que hoy no se persigue porque nadie sabe cuándo toca.
Recompra que se pierde
El mismo cliente que compró cortinas hace 3 años, hoy nadie sabe si ya toca visitarlo otra vez.
Los 90 días
Qué pasa y cómo se sabe que pasó
30
Base compartida y primera prueba
- Carpeta operativa compartida y accesible
- Sesión de observación del proceso completo de cotización
- Tarifas y cotizaciones ejemplo recibidas
- Primer cotizador asistido, con revisión humana
- Primer conteo real de cotizaciones abiertas, ganadas y perdidas
- Accesos a web y Google Business Profile recuperados
60
Cotización y seguimiento en un solo recorrido
- Cotizador en uso con revisión de Hugo
- El registro se crea solo al cotizar
- Vista diaria de seguimiento activa
- Cadencia de contacto acordada
- Primera lista de clientes instalados recuperables
90
Delegación comprobada y marca con evidencia
- Edna opera seguimiento y cotizaciones con Hugo interviniendo por excepción
- Reporte comercial en 30 segundos
- Primera acción de recompra ejecutada y registrada
- Protocolo de evidencia probado con un instalador
- Sistema mínimo de contenido con cuatro semanas de cadencia
Idearte puede responder, sin llamar a nadie, cuántas cotizaciones están abiertas, cuáles están en riesgo y qué instalaciones van atrasadas.
La ruta se mide por uso y continuidad, no por cantidad de herramientas instaladas.
LO QUE NECESITAMOS DE USTEDES
Lo que bloquea y lo que no
Bloquea el primer piloto
Tarifas PDF vigentes de Hunter Douglas
3-5 cotizaciones ejemplo con formato final
Reglas escritas: instalación, transporte, impuestos, beneficios, campañas
Carpeta de OneDrive creada y compartida
Aprobación del conjunto mínimo de campos
Bloquea el frente digital y de contenido
Acceso administrativo a idearte.com.co o contacto técnico
Cuenta propietaria de la ficha de Google Business Profile
Confirmación del Instagram oficial y corrección del enlace
Responsable de evidencia de instalaciones y consentimiento
Una sesión de trabajo, no un documento
Videollamada de 30-45 min: proceso completo de cotización en pantalla
Inventario del stack: qué emite, qué factura, qué hace el aliado
Mejora los números, no bloquea
Cotizaciones de los últimos 3 meses (conteo real, no estimación)
LO QUE FALTA DECIDIR
Preguntas abiertas
- Cifra oficial de antigüedad para materiales externos
- Definición exacta del cliente Idearte más allá de edad o señales de capacidad de pago
- Propuesta de valor y relato de marca propia, sin depender solo de Hugo o de Hunter Douglas
- Cadencia definitiva de seguimiento por tipo de oportunidad
- Qué se le ofrece a un cliente que ya compró: mantenimiento, lavado, ampliación u obra
- Política de acceso y licencias de IA para Hugo y Edna
- Autorización escrita para usar nombre, marca o casos identificables
En 90 días, Idearte debe poder cotizar, delegar y hacer seguimiento sin que todo dependa de la memoria de Hugo.